香港社區浪費系列0001 - 機構使用的紙張表格

14-10-2015

話說每年, 政府都會派發一些預防流感針給住安老院的老人住客, 有些長者可以自己決定參加與否, 一些則要其監護人去決定, 為了使他們得到這個服務前會了解該針的用處和可能出現的後遺症, 政府選擇了最簡單的方式去「確保」他們清楚知道有關資訊, 就是填表格.

一張表格的結構是由兩張a4紙所組成, 頭兩頁是用來填的部分, 後兩頁是列印了兩頁有關該疫苗的資訊(就是上段提及的), 然後當你交完申請後, 他們又會再寄一堆小冊子(足夠長者住客兩人一本)。

在普通的情況下, 我是覺得沒有問題的, 但有強迫症的我就想：「難度就沒有辦法做得更好嗎?」, 所以就有以下意見：

1) 院舍的表格應該要有所不同

如果正常個別人士要申請有關的服務, 有疫苗資訊跟著表格當然是清晰和安全, 但在院舍內的長者(甚至其監護人)大多的不能或不想花心機去看有關的資訊, 他們只需院舍內的醫療人員了解過後解釋給他們便可, 當然這樣的做法某程度上是一種錯誤的做法 (訴諸權威), 可是事實就是如此。

所以表格上的後兩頁的重要性就大大減少了, 因為情理上他們只需要數張資訊紙就可以, 例如一間有80位長者的院舍只需要6張就可以 (一張做備份, 兩張貼壁報, 三張供院舍的醫護人員), 那麼多出來的74張就這樣浪費了, 然後後來再寄的小冊子又是浪費的, 但我說的是一間, 數數全香港有多少安老院就知道大約每次有疫苗時, 政府會浪費多少不必要的紙張和金錢。

2) 可以使用電子表格

其實現今有不同的政府部門已經網上電子表格, 例如康文署, 警務處, 入境處等等, 所以理論上這個部分是沒問題. 然後簽署及指紋的部分就可以用銀行櫃檯電子簽署系統系統, 這樣做更可以避免冒簽或資料錯誤, 而且監護人亦不必抽時間到安老院進行簽署 (亦有保險公司 - 宏利 - 已使用有關流動簽署科技), 他們可以在任何時間上網處理(可以事前經電話或網絡了解有關資訊), 從而全面提升效率。

當然這個方法在現階段未必能全面提行:
- 政府開發電子表格的各方面比想像中落後
- 安老院的職員可能對電子產品的認識不高
- 安老院內沒有足夠的資金購買應付電子表格的產品

不過其實都有方法可以處理, 就是派多名職員帶同必須的電子器材逐間安老院去進行申請收集。

以上的做法有幾個好處：
- 減少紙張和印刷墨水
- 減少表格及小冊子往來的郵費和運輸成本
- 減少人手處理表格的時間和成本
- 減少紙張表格資料儲存成本 (因為每樣資料必須儲存最少3年, 香港可是有土地問題啊)
- 全面提升有關程序的效益
- 全面減少政府在有關方面的支出

難處：
- 需要保持電子系統的穩定及安全性
- 需要有人去協助申請者使用有關器材來進行申請

但就這樣看, 好處遠比難處多,我認為政府不妨一試, 而且有關問題不只是這個疫苗申請, 其實未使用電子表格的部門、ngo及私人機構都不妨一試, 環保又有效率。